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获证组织须知

发布日期:2016-07-14

 

获 证 组织 须 知
尊敬的获证组织最高管理者:
首先,祝贺贵组织通过了由中国新时代认证中心(以下简称中心)实施的管理体系认证,获得了认证证书。为使我们双方能正确执行国家相关规定,促进贵组织管理体系有效运行,现将贵组织获证后应配合中心做的工作说明如下:
一、认证证书有效期及在此期间应实施审核的说明
管理体系认证证书自注册之日起有效期为3年。在证书到期前3个月应进行再认证,经中心现场确认符合要求后,更新证书有效期。届时,中心会提醒贵组织提交再认证申请,并根据贵组织的申请与贵组织签订再认证及下个认证周期内监督审核的合同。
根据国家认可规范要求,认证机构应至少每年对获证组织的管理体系进行一次监督审核。一般情况下,在初次认证的第二阶段审核后至少12个月内应进行第1次监督审核。此后,每次监督审核的时间间隔一般不超过12个月。我中心将根据贵组织的产品/服务的风险程度或其他特性,确定在认证周期内对贵组织监督审核的频次。在每次监督审核前3个月向贵组织发放《监督审核预通知书》,通知贵组织监督审核的时间、调查贵组织的管理体系自上次审核以来的变化及其他情况并提醒贵组织合同规定缴纳审核费用,接到通知后,请按要求办理相关事宜,并将回执尽快回传我中心,以便安排后续事宜。
为调查投诉、对获证组织有关变更的回应,或对被暂停的获证组织的追踪等,中心将在提前较短时间通知获证组织并进行审核。
二、认证资格的引用和标志的使用要求
获证组织可以引用认证资格,使用认证证书进行宣传,证明其具有证书标明认证范围的质量保证能力或绩效,认证资格引用、标志使用时不应使人对认证对象和授予认证的认证机构产生歧义。如发现认证资格引用和标志不正确使用,中心将提出口头或书面警告,也可能导致证书和标志的停用或撤销认证资格,以及采取其他的法律措施。
(一)认证资格的引用要求
1.在传播媒介(如互联网、宣传册或广告)或其他文件中引用认证状态时,应符合中心的要求;武器装备承制组织的质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系内控附件在使用时,只能用在签订合同时向订货方展示。
2.不允许认证资格误导性说明或以误导性方式使用认证文件或其任何部分。
3. 在认证范围被缩小时,修改所有的广告材料;在认证资格被撤销或失效时,应立即停止使用所有引用认证资格的广告材料。
4.不允许在引用其管理体系认证资格时,暗示认证机构对产品(包括服务)或过程进行了认证。
5.不得暗示认证适用于认证范围以外的活动。
6.在使用认证资格时,不得使认证机构和(或)认证制度声誉受损,失去公众信任。
7. 当获证组织的名称、地址、或认证要求发生变化时,应向中心提出申请换发认证证书。
(二)标志使用要求
获证组织不能使用国际互认标志(见附页图1),可以使用国家认可标志(见附页图2,图3)、 中心认证标志(见附页图4)。使用国家认可标志、中心认证标志时应遵守认证合同和本文件的规定。在传播媒介(如互联网、宣传册或广告)使用中心认证标志、国家认可标志时,须按以下要求:
1.国家认可标志应与中心认证标志并列使用,并在同一个页面展示,认可标志与中心认证标志内容要完整,不能取舍标志内容。
2.标志的式样、各部分的比例、认可标志的颜色须符合中心提供的样本要求,可按一定的比例放大或缩小。标志的样式可从中心网站上下载。
3.标志和所附文字不应使人对认证对象和授予认证的认证机构产生歧义。
4.不准在产品或产品包装上使用标志,且不应作为产品的合格说明,或以任何其他可解释为表示产品符合性的方式使用。
5.不允许将标志用于实验室检测、校准或检验的报告或证书上。
6.应及时使用最新版认可标志。
   三、保持、变更、暂停和撤销认证资格的条件
(一)保持认证资格的条件
1.在规定的期限内实施了规定的监督审核,并可证实管理体系持续运行有效并符合认证要求。主要体现在:
——管理体系持续有效地得到实施;
——过程持续处于受控状态;
——绩效的监控、测量持续满足规定要求;
——继续保持了自我完善的内部机制;
——具有实现其方针和目标(指标)的能力。
2.上一次审核发现的不符合项纠正措施能有效实施。
3.认证证书和标志的使用符合规定要求。
4.对顾客/相关方投诉妥善解决,并使用户/相关方满意。
5.完成了本次审核的不符合项纠正措施,并经验证纠正措施有效。
6. 按时交纳规定的认证费用。
7.管理体系覆盖的活动涉及法律法规规定的,持续符合相关规定。
8. 符合认证规定的其他要求。
(二)认证注册资格变更的条件及要求
当获证组织出现组织名称和场所变更、需扩大认证范围、认证范围需缩小时,按以下方式进行认证变更。
1.扩大认证范围(包括产品领域、场所的扩大)应及时向中心提出申请,且纳入扩大范围的质量管理体系运行3个月以上,已完成内审和管理评审,经中心现场确认符合要求后,更新认证资格。
2.缩小认证范围涉及获证组织认证范围中的某些部分持续地或严重地不满足认证要求、某些部分不满足认证要求导致暂停并且未能在规定的时限内解决造成暂停的问题、某些部分不在质量管理体系范围之内、不再从事某范围的活动等方面。涉及认证范围缩小时,获证组织提出申请或中心确认后,更新认证资格。
3. 获证组织名称、场所变更时,应及时向中心提出认证证书变更申请,经中心确认后,更新认证资格。
(三)暂停认证资格的条件
当有下列情况之一时,中心应在调查核实后5个工作日办理暂停管理体系认证注册资格的手续,并向获证组织核发暂停通知,暂停期一般不超过6个月。在暂停到期前3个月左右安排现场审核,确认是否具备恢复认证注册资格的条件。具体条件如下:
1.在监督审核及非例行审核中,发现获证组织管理体系持续或严重不满足认证要求或有一定程度不符合法律法规或其他要求的方面,但还不构成立即撤销认证资格。
2.质量管理体系:认证范围内的产品经国家质量监督部门抽检不符合规定要求且经媒体曝光,造成了较严重影响。
环境/职业健康安全管理体系:认证范围内的产品、活动/过程、场所涉及的环境影响/职业健康安全风险,经国家、地方或行业主管部门抽检/常规监测不符合规定要求且经媒体曝光,造成了较严重影响。
3.相关方对获证组织的投诉尚未解决(属于组织的原因)。
4.获证组织未能按规定期限接受审核。
5.获证组织未能按期缴齐审核及相关费用。
6.获证组织违反认证资格引用和标志使用规定。
7.没有合理理由,对不符合项未在规定的期限内采取有效纠正措施,且尚不构成立即撤销认证资格。
8.获证组织不承担、履行认证合同约定的责任和义务或违反其他有关认证规定。
9.发生质量安全/环境/职业健康安全事故,且造成了较严重影响。
10.获证组织提出暂停申请。
11.被有关执法监管部门责令停业整顿。
12.被地方认证监管部门发现体系运行存在问题,需要暂停证书。
13.持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效,重新提交的申请已被受理但尚未换证。
14.其他构成暂停注册资格的情况。
(四)撤销认证资格的条件
当获证组织出现下列情况之一时,中心在获得相关信息并调查核实后5个工作日内办理撤销其管理体系认证资格的手续,具体条件如下:
1.被注销或撤销法律地位证明文件的。
2.拒绝配合认证监管部门实施的监督检查,或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息的。
3.出现重大的产品或服务等质量安全事故/环境/职业健康安全事故,经执法监管部门确认是获证组织违规造成的。
4.有其他严重违反法律法规行为的。
5.暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的(包括持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等已经过期失效但申请未获批准)。
6.没有运行质量管理体系或者已不具备运行条件的。
7.不按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息,造成严重影响或后果,或者中心已要求其纠正但超过6个月仍未纠正的。
8.由于管理体系认证标准、规则发生变更,组织不愿或不能确保符合新要求。
9.在暂停使用认证证书期间,组织未能按规定要求采取有效的纠正措施。
10.没有合理理由,不符合项未在规定的期限内采取有效纠正措施。
11.其他应当撤销认证证书的。
四、信息通报制度和同行评审或稽查
(一)信息通报
当发生以下情况时,贵组织应及时向中心通报:
1.客户及相关方有重大投诉。
2.生产的产品或服务被执法监管部门认定不符合法定要求。
3.发生产品或服务的质量安全事故。
4.发生环境、职业健康安全事故。
5.发生违反法律、法规造成执法部门或媒体通报的信息。
6.相关情况发生变更,包括:法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更,行政许可、强制性认证或其他资质证书变更,组织机构和最高管理者,生产经营或服务的工作场所变更,管理体系覆盖的活动范围变更,管理体系和重要过程的重大变更等。
7.出现影响管理体系运行的其他重要情况。
8.贵组织管理手册更改时,须提供更改后的管理手册并附“管理手册更改单”,说明更改原因和内容。
(二)信息通报要求
信息通报要及时,如未及时通报,中心将视情对获证组织做出相应处理,处理结果可能导致暂停、撤销认证注册资格。
    (三)中国认证认可监督管理委员会(CNCA)、中国合格评定国家认可委员会(CNAS)、地方质检部门或其他同行评审机构对组织进行评审或稽查时,获证组织应予以接受并积极配合。
(四)根据国家认证认可相关规定,中心适时向CNCA、CNAS、地方质检部门或其他同行评审机构公布获证组织认证相关信息。
五、认证费用的缴纳
按照国家有关规定,为了保证认证机构公平竞争的秩序,获证组织需按时缴纳认证审核及相关费用。为此,我中心特规定:
1.初次认证、再认证/更新注册资格现场审核后,如组织未及时缴齐相关费用,将不予注册或变更认证证书。
2.监督审核结束后一个月内中心未收到审核相关费用,经多次催要仍不缴纳时,将暂停其认证注册资格,暂停期间如仍未收到费用将撤销认证资格,暂停和(或)撤销认证注册资格后,将在相关媒体上公告。
六、申诉和投诉渠道
中国认证认可监督管理委员会、中国合格评定国家认可委员会、中国新时代认证中心监督部。
 
 
 
 
附页

1.国际互认标志

               

国际互认标志

国际互认标志

                            
 
2.国家认可标志
 
                          

 

中国认可管理体系

中国认可管理体系

中国认可国际互认管理体系

中国认可国际互认管理体系

    

 

                                           
 

 

 

 
标志中,“CNAS”为中国合格评定国家认可委员会英文缩写,“MANAGEMENT SYSTEM”代表管理体系基本认可制度,“C”代表认证机构(CERTIFIER)认可,“008”为认可流水号,“M”代表管理体系。
图2仅为职业健康安全管理体系(认证标准GB/T 28001)和(或 )工程建设施工组织质量管理体系(认证标准含GB/T 50430)获证组织使用;图3为质量管理体系(认证标准GB/T 19001)和(或)环境管理体系(认证标准GB/T 24001)获证组织使用。
 

3.中心认证标志

 

 

中心认证标志

中心认证标志

 
                                  
 
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